La “reunionitis” es enemiga de la productividad

Experto en gestión de talento fija las 5 claves de las reuniones profesionales eficaces

No a las reuniones con móviles en las mesas. Se deben dejar en una caja en la puerta de la sala

• Es cuestión de optimar los encuentros profesionales y hacer una eficaz gestión del tiempo
• Cinco claves de las reuniones eficaces: planificar y fijar tiempos
• La Comunicación Interna y Transversal es un factor y motor de dinamización de los procesos y una herramienta de gestión
• La regla de los TPP “Titulares Periodísticos de Portada”
• Duración y periodicidad de las reuniones
• Las reglas de oro del SÍ y el NO
• la Comunicación Interna y Transversal es un factor y motor de dinamización de los procesos y una herramienta de gestión

Hemos dejado atrás las vacaciones de verano y volvemos a la rutina laboral sin habernos parado a pensar que el exceso de reuniones paraliza la actividad profesional y es un freno a la productividad.

Ante este panorama presentado hace años y la evolución presente, es necesario fijar unas pautas y normas para que las reuniones de empresa sean eficaces y no supongan entorpecer el trabajo. Es cuestión de optimizar los encuentros profesionales y hacer una eficaz gestión del tiempo.

El gestor de talento y orientador profesional, Julio García Gómez, director de comunicación de la Fundación Economía y Salud, recomienda unas pautas para el máximo aprovechamiento del tiempo, la sana relación laboral y la máxima eficiencia en las reuniones de trabajo entre staff directivo, directores de área, gerentes y trabajadores en general.

Entre unos y otros y en el ámbito interno de cada área, la Comunicación Interna y Transversal es un factor y motor de dinamización de los procesos y una herramienta de gestión de amplio alcance para conseguir los objetivos empresariales previstos y la máxima motivación de los trabajadores.

Las cinco claves de las reuniones eficaces

1.- Reuniones con los deberes hechos. Se debe ir con las obligaciones cumplimentadas, no improvisar, seguir un orden del día establecido y que los integrantes de la reunión no divaguen y vayan directamente al grano de lo que quieren exponer.

2.- Un moderador eficaz para coordinar la reunión. Cada encuentro debe ser coordinado por un profesional que domine las habilidades de comunicación para dar paso a unos y otros, fijar conceptos, medir los tiempos de comparecencia y llegar a acuerdos efectivos que se reflejarán en acta posterior.

3.- Cada participante dispone de unos minutos concretos. No se deben alargar las intervenciones y se debe trabajar con la regla de los TPP “Titulares Periodísticos de Portada”: frase corta, fijar titular de lo que se quiere decir y condensar la información.

4.- Fijar plazos de ejecución y compromiso de los acuerdos. Se debe anotar en acta el plazo de realización de tal o cual acuerdo, la fecha de cumplimiento y los procedimientos para llevarla cabo. El acta se remitirá a todos los integrantes a las pocas horas de su finalización.

5.- Al concluir la reunión es necesario hacer un resumen a modo de manual de actuación. De esta manera los participantes se irán de la reunión con las ideas claras y los objetivos concretos que deben asumir.

Cómo manejar adecuadamente las reuniones online o presenciales

Las reuniones en línea, que han tomado auge tras la pandemia, tienen unas peculiaridades específicas que pasan por ser emisiones audiovisuales en directo y así hay que realizarlas.

El moderador debe ser activo, ameno, conciso y trabajar especialmente sus competencias en comunicación verbal y gestual con un tono de voz con matices para evitar la monotonía. De alguna manera debe concienciarse de que es el “presentador del Telediario” y debe dar paso a unos y otros con mucha habilidad en la puesta en escena.

Hay que evitar acercarse en exceso al ordenador para evitar la deformación del rostro, guardar unos 20 centímetros del equipo para la buena captación del sonido, que la estancia esté bien iluminada y evitar contraluces y ruido en la sala.

En las reuniones presenciales, hay que saber dirigir de manera directa las palabras y la mirada a los asistentes, emplear un tono positivo en la voz y ser contundente en los mensajes. En algunas ocasiones, en situaciones urgentes o de crisis, se opta por hacer reuniones de pie para no alargar los tiempos, pero es recomendable que los miembros estén sentados para mayor comodidad y evitar el estrés.

Los tiempos justos de cada reunión diaria, semanal, mensual

Es recomendable no alargar a más de 10 minutos las reuniones diarias de puesta en común. Para las semanales el tiempo máximo debería ser 45 minutos, y las mensuales pueden variar de 60 a 75 minutos máximo. Cada reunión tiene su tiempo y su ritmo en función de la tipología de encuentro de que se trate.

Las reglas de oro del SÍ y el NO para conseguir la eficiencia en la gestión

• Sí a las reuniones prácticas y ejecutivas
• Sí a las reuniones concisas y concretas
• Sí a las reuniones con un orden del día establecido
• Sí a las reuniones planificadas
• No a las reuniones de duración excesiva
• No a las reuniones que mezclan trabajo y ocio del almuerzo
• No a las reuniones con móviles en las mesas. Se deben dejar en una caja en la puerta de la sala con el sonido activado por si hay una urgencia

Julio García Gómez es director de comunicación de la Fundación Economía y Salud y Fundación Casaverde. Gestor de talento y orientador profesional, experto en comunicación interna en las organizaciones. Participó como docente en el programa Young Civic Leaders de liderazgo cívico Fundación Tatiana Pérez de Guzmán el Bueno en colaboración con la Harvard Kennedy School of Government-Alumni Spain.